Préambule
La présente charte de confidentialité a été préparée afin de vous décrire nos pratiques concernant la collecte, l'utilisation et la protection de vos données personnelles. Cette charte s'applique aux sites oskala.com, softena.com et leurs extensions .fr, ainsi qu'aux solutions Oskala (plateforme web et application mobile) dont l'éditeur est la société Softena.
Cette politique ne s'applique pas aux services fournis par nos partenaires qui peuvent disposer de leurs propres politiques de confidentialité. En accédant à ce site ou en utilisant nos solutions, vous acceptez les dispositions de la présente charte.
1. Responsable du traitement
Softena, éditeur des solutions Oskala, est responsable du traitement de vos données personnelles.
Lorsque vos données sont saisies dans les solutions Oskala dans le cadre de l'activité d'une organisation cliente (par exemple les rapports d'intervention ou les relevés d'heures renseignés par ses collaborateurs), cette organisation est responsable du traitement de ces données. Softena agit alors en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et ne traite ces données que sur instruction de son client.
Coordonnées :
- Adresse postale : Parc Tertiaire Cérès Bâtiment N 21 Rue Ferdinand Buisson 53810 Changé
- Email : contact@softena.com
- Téléphone : (+33) 02 30 96 34 18
2. Données collectées
2.1 Données contractuelles
Lorsque vous souscrivez à un service ou demandez la réalisation d'une prestation, nous collectons les informations nécessaires à l'exécution de votre commande et à sa facturation, notamment :
- Raison sociale
- Nom et prénom
- Adresse professionnelle
- Email professionnel
- Numéro de téléphone professionnel
D'autres informations peuvent être collectées de manière facultative :
- Numéro RCS
- Code APE
- Adresse du site web
2.2 Données de facturation
Nous recueillons les renseignements nécessaires pour réaliser les transactions, comprenant :
- Nom et adresse de facturation
- Coordonnées bancaires (IBAN) dans le cas des prélèvements SEPA
- Numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant
2.3 Renseignements complémentaires
Nous collectons également d'autres types d'informations que vous nous fournissez volontairement, notamment :
- Coordonnées des interlocuteurs ou des utilisateurs principaux des services (nom, prénom, adresse email, fonction)
- Informations contenues dans vos messages lorsque vous nous contactez pour une assistance
2.4 Données d'utilisation
Pour garantir la sécurité, la performance et mesurer l'utilisation de nos services, nous enregistrons les données d'activité des comptes, notamment :
- Données de connexion
- Consommation email et SMS
- Utilisation du stockage
- Appels API
Le trafic est chiffré de bout en bout en HTTPS.
2.5 Données de contenu
Sur certains de nos produits, vous avez la possibilité de :
- Stocker vos propres données dans une base
- Synchroniser des données
- Intégrer des fichiers personnels manuellement ou automatiquement
Pour tous nos services, nous procédons à une isolation logique ou forte des données (compte de stockage et instance de base par client) selon les offres.
2.6 Données traitées par IA
Lorsque vous utilisez nos fonctionnalités d'Intelligence Artificielle pour les corrections automatiques, analyses et les résumés multilingues de rapports ou fichiers, les données textuelles soumises sont traitées temporairement par nos algorithmes d'IA. Ces données sont utilisées uniquement pour fournir le service demandé et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour l'exécution de la tâche.
3. Hébergement et sécurité des données
Les données sont stockées via Microsoft Azure et sont hébergées exclusivement en Europe (géo-réplication vers Dublin).
Microsoft Azure est certifié conforme :
- RGPD
- ISO 27001 et ISO 27018
- HIPAA
- FedRAMP
- SOC 1 et SOC 2
- PCI DSS
Des sauvegardes sont effectuées quotidiennement avec une rétention variable de 1 à 7 jours selon le service et le volume.
4. Utilisation des données
4.1 Finalités du traitement
Softena utilise vos données personnelles pour :
- Traiter vos commandes
- Faciliter la création et la sécurisation de votre compte sur le Cloud Oskala
- Vous fournir les services demandés
- Vous identifier comme utilisateur, détecter les fraudes et procéder à l'authentification
- Améliorer la qualité et l'expérience utilisateur
- Vous envoyer des notifications administratives (sécurité, assistance, maintenance)
- Répondre à vos questions et demandes
- Vous envoyer des newsletters, sondages et communications promotionnelles liées à nos services (sous réserve de votre consentement)
4.2 Information produit
Afin que vous puissiez profiter pleinement de tous les avantages de nos produits, nous vous envoyons :
- Des conseils et astuces
- Des informations sur des solutions complémentaires
- Des actualités pertinentes
Ces communications sont transmises par email, via l'interface utilisateur de votre Espace Client, et occasionnellement par téléphone.
4.3 Base juridique du traitement
Nous traitons vos données sur les bases juridiques suivantes :
- Exécution du contrat : pour vous fournir les services que vous avez souscrits
- Intérêt légitime : pour améliorer nos services et vous proposer des fonctionnalités adaptées
- Consentement : pour l'envoi de communications marketing
- Obligation légale : pour respecter nos obligations légales et fiscales
5. Durée de conservation des données
Nous conservons vos données personnelles pour les durées suivantes :
- Données contractuelles et de facturation : 10 ans après la fin de la relation commerciale (obligation légale)
- Données d'utilisation : 13 mois maximum
- Données de contenu : pendant toute la durée de votre abonnement, puis 45 jours après la résiliation (sauf disposition légale contraire)
- Données de prospection commerciale : 3 ans à compter du dernier contact
6. Partage des données
6.1 Au sein de Softena
Les données personnelles collectées sont destinées aux personnes en charge du traitement de l'information au sein de Softena.
6.2 Avec nos partenaires et sous-traitants
Softena n'utilise pas de publicité et ne procède pas à des activités de revente, cession, transfert ou partage des données avec des tiers à des fins commerciales.
Toutefois, pour certains de nos produits qui nécessitent l'intervention de sociétés partenaires, ou lorsque nous intervenons en tant qu'intermédiaires, il peut être nécessaire de partager certaines de vos données avec des tiers, notamment :
- Adresses email pour les services de messagerie
- Numéros de téléphone pour les SMS
Nos principaux sous-traitants techniques sont :
- Microsoft Azure : hébergement des données (Union Européenne)
- Twilio SendGrid : envoi des emails transactionnels (notifications, formulaires du site)
- Google reCAPTCHA : protection des formulaires contre les envois automatisés
- Google Analytics : mesure d'audience du site, activée uniquement avec votre consentement
Ces partenaires sont soumis à des obligations contractuelles strictes et n'ont accès qu'aux données nécessaires à l'exécution de leur prestation.
6.3 Avec les autorités
Nous pouvons être amenés à divulguer vos données personnelles aux autorités compétentes lorsque la loi nous y oblige.
7. Transferts internationaux de données
Vos données personnelles sont hébergées et traitées en Europe. Nous ne procédons à aucun transfert de données en dehors de l'Union Européenne, sauf obligation légale ou si cela est nécessaire à l'exécution du contrat et sous réserve de garanties appropriées conformément au RGPD.
8. Politique de cookies
Les sites et applications des domaines et sous-domaines softena.com et oskala.com utilisent des cookies, de petits fichiers textes placés sur votre appareil pour nous aider à fournir une meilleure expérience utilisateur.
8.1 Types de cookies utilisés
Nous utilisons les types de cookies suivants :
- Cookies strictement nécessaires : Ces cookies sont essentiels au fonctionnement du site et ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes.
- Cookies analytiques : Nous utilisons Google Analytics pour collecter des données de suivi anonymes afin d'améliorer notre site et nos services. Ces cookies nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site.
- Cookies fonctionnels : Ces cookies permettent au site de fournir des fonctionnalités et une personnalisation améliorées. Ils peuvent être définis par nous ou par des fournisseurs tiers dont nous avons ajouté les services à nos pages.
8.2 Gestion des cookies
Lors de votre première visite sur le site, un bandeau de consentement (Cookiebot) vous permet d'accepter ou de refuser les cookies non essentiels, catégorie par catégorie. Aucun cookie soumis à consentement n'est déposé avant votre choix. Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment en rouvrant le bandeau de gestion des cookies.
Vous pouvez également configurer votre navigateur pour refuser l'installation des cookies. Le refus d'installation d'un cookie peut entraîner l'impossibilité d'accéder à certains services.
Instructions pour gérer les cookies dans différents navigateurs :
9. Vos droits
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
- Droit d'accès : Vous pouvez demander une copie de vos données personnelles que nous détenons.
- Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement : Dans certains cas, vous pouvez demander la suppression de vos données.
- Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances.
- Droit à la portabilité : Vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
- Droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données dans certaines situations.
- Droit de retirer votre consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est basé sur ce fondement.
Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter par :
- Email : contact@softena.com
- Courrier postal : Parc Tertiaire Cérès Bâtiment N 21 Rue Ferdinand Buisson 53810 Changé
Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans un délai d'un mois.
Pour demander la suppression de votre compte Oskala (application mobile ou plateforme web) et des données associées, une procédure dédiée est disponible sur la page Suppression de compte et de données.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).
10. Sécurité
Le fait de fournir des données personnelles (que ce soit en direct sur le site, par téléphone ou par Internet) n'est jamais sans risque et les systèmes de communication électronique ne peuvent être totalement protégés contre le « sabotage » ou le « piratage ».
Néanmoins, Softena s'engage à prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour :
- Prévenir tout accès non autorisé à vos informations personnelles
- Préserver l'intégrité de vos données
- Garantir la disponibilité de nos systèmes
- Tester régulièrement l'efficacité de ces mesures
Parmi ces mesures figurent :
- Le chiffrement des données
- L'authentification à deux facteurs
- Des outils de supervision et mécanismes de protection
11. Modifications de la charte
Softena se réserve le droit de modifier la présente charte de confidentialité à tout moment. Les modifications entreront en vigueur dès leur publication sur le site.
En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou par notification sur notre site.
La date de dernière mise à jour sera toujours indiquée en haut de cette charte.